數位轉型應該已經喊了很多年，也看著不少公司逐步導入相關的軟體來提升工作效能並強化數據應用，但在財務部的實際狀況究竟是如何呢? 去年我參加了一個FP&A的線上論壇，當天有做了幾個議題的投票(如下)，從結果來看狀況並沒有預期的好，在新科技的應用更是相對薄弱(而且我相信實際狀況應該會更不好，因為會來參加論壇的人應該都是滿上進的，且公司可能有在討論相關議題)。
而我自己工作上跟數位轉型相關度較高的是數據報表與分析專案，從去年以來在工作上就有逐步做一些比較複雜的專案，雖然公司有商業分析軟體，但我在專案上還是是吃足苦頭，因此想分享一些自己的經驗與想法給大家。
我的數據專案-工作情境
- 團隊想改善工作流程或想解決一個問題，例如：我想利用系統資料預測下個月的xx費用(不仰賴人工每周回報的方式)、我想知道xx數值與各維度之間的關係
- 財務分析師構思問題可能解法，建報表(甚至是建模型)來分析與解決問題
- 找IT撈資料或跨部門請求協助
- 完成報表或分析
如果數據分析工具不難上手，那實務工作中的困難點到底在哪?
工作困境
困境1-老闆的想像與現實有鴻溝
老闆的想像很美好，看著大家都在談AI、區塊鏈，回來就想弄點東西，但現實要做到有困難QQ 為什麼想像很美好有以下幾種狀況
- 有可能老闆來自很大的公司，有很專業的分析師與IT團隊，且分工精細，因此有需求只要動口即可，不太需要自己深入了解怎麼做出來的，但不是每間公司都可以這樣的配備。不過也不是每個從大公司來的人都這樣，我有遇過從大公司來，又對每一個資料處理細節有深刻的了解，像是產品的代號怎麼設，難怪人家可以當到財務長，真的是基礎功夫非常扎實，又有大公司的眼界。
- 老闆是純純的財務人，對數據工具的了解停留在Excel，因此對於所有的數據工具習慣用Excel去思考，例如: SQL的Join=Excel的Vlookup。因此對於某些報表無法以他想要的方式呈現感到不能理解。
- 老闆有點…資深…(你懂的XD)，對於新時代的東西很嚮往，可是在學習上有些困難，那他腦中可能都是媒體寫出來偏浮誇的東西，但這跟實際狀況有距離。
現實狀況是?
- 沒有資料：公司資料庫沒有相對應的欄位設置
- 資料不易取得：取得要花費很大的力氣
- 資料狀況不佳：缺少某些分析維度、關鍵分析資訊夾在一堆文字敘述中
- 資料解讀仰賴非常深的產業知識
困境2-IT非常忙，財務部的需求常常被往後擠
目前我待過的公司IT的事情真的是多到爆，手上專案超級多，人手不足，這個時候賺錢單位需求永遠第一，如果再加上一個駭客攻擊，IT部門人仰馬翻，什麼時候可以做你的東西真的很難預期。
因為在前一份工作是在事業部，相比於現在在財務部，以前真的滿幸福的。不過如果你們公司IT多到財務部也可以有配額，這個就不會是問題。
困境3-穀倉效應
這可能要到一定規模的公司(約1,000人以上)才會發生，因為部門開始細分，可能你自己部門的同事都不一定很熟的時候…因此當資料維度涵蓋多個部門，但每個部門只知道他管的那一小部分，而每段資料資間的關係，系統之間怎麼串聯卻一概不知。
更可怕的是公司的系統(像是ERP, CRM)變成一個大的黑盒子，大家變得只知道輸入什麼東西會產出報表，至於中間經過哪些過程，即使有SOP也不太想看，因為太厚了，或是公司不想花錢請顧問來叫你自己解決。我之前曾做過的專案橫跨研發、採購、生產、成本會計與我們部門(FP&A)，花了九牛二虎之力才搞清楚這些部門在系統上的串聯關係，因此深刻體悟穀倉效應的可怕。不過跟其他財會朋友聊天也有提到，就算公司請顧問來協助，但顧問也是邊做邊學，你可能還要先花一番力氣讓顧問知道你們系統的狀況，然後看看有沒有機會解決。
困境4-數據治理觀念薄弱
以下段落擷取自網路上介紹數據治理的文章
數據治理是指從使用零散數據變為使用統一數據、從具有很少或沒有組織流程到企業範圍內的綜合數據管控、從數據混亂狀況到數據井井有條的一個過程。
….
企業實施數據治理的根本原因：
1、經過 30 年的資訊化建設，企業和政府部門都圍繞著業務需求建設了眾多的業務系統，從而導致數據的種類和數量大增，看似積累了眾多的數據資產，實則在需要使用時，困難重重。
2、因為各個業務系統的建設都是圍繞著業務需求來建設的，當業務環境發生變化時，原來的業務系統不能互聯互通，不能滿足跨部門、跨職能、跨組織的協作需求。
3、各個業務系統所產生的海量數據以複雜而分散的形式存儲，導致數據之間的不一致和衝突等質量問題，從而導致數據在應用過程中的無所適從，難以實現數據的深度利用，從而難以實現業務模式創新和經營風險控制。
如果公司這塊做不好就會有以下狀況
- 常常要做資料的mapping
- 清資料清的很辛苦
- 數據結果不一致
- 數據維度與計算定義混亂導致溝通效率差
困境5-公司不想花錢投資數據分析配備或主管不想用新軟體
這個跟後勤部門無法獨立產出營收有非常大的關係，很多公司會把後勤單位的各種花費當作費用而非投資，因此能省則省。這裡的配備包含人(有domain knowledge的分析師與IT)，以及軟體與資料庫。當然從財務的角度來看，這樣也不全沒有道理，因為如果公司規模不太大，導入軟體的費用可能會使G&A費用佔營收的比例較高，公司會覺得不具經濟效益。在這樣的狀況下，我覺得把數據治理做好，讓公司資料的規則明確定義，報表型式統一，其實就可以省下很多麻煩，等公司有錢一點時再導入專業的系統。
另外，很多學財務的人因為對軟體與資料庫不熟，因此凡脫離Excel的東西，對他們都有心理障礙，因為他們很害怕軟體壞掉或不熟軟體而東西會做不出來(很多做財務的人性格上就比較保守)。很常遇到的狀況會
- Excel檔案因放入太多資料而使用非常不易，跑公式跑到快當機
- 公式太多導致交接困難，後續接手的人非常難維護
- 明明有系統卻無法好好利用，還是喜歡用Excel公式做計算
我甚至有聽說某些國內知名大公司明明花很多錢導入Tableau (Tableau真的貴~)，但財務部不想用，因為覺得那個東西很死，很難調整，寧可繼續用Excel，我自己的看法是不否認Tableau設定複雜計算公式不如Excel，但很多很固定的東西放上Tableau絕對可以省下很多時間，如果資料庫連接的好，在視覺化的圖表下進行分析會比純看數字更容易察覺異狀。
我自己的解法
針對上面困境，我自己的解法如下
解法1-透過定期匯報調整老闆預期心理
以前容易擔心如果做不出來會被唸，覺得老闆的指令不可改變，但事實是人是會隨狀況調整預期的，只要原因合情合理，其實老闆是會願意去調整預期，或是一起幫你想辦法。當然，在報告前也必須把所有可以用的辦法先試過一遍，不然老闆可能會對你的能力產生疑慮。
解法2-平時就要建立好關係(積累陰德值)
不管是IT還是其他部門同事，我自己都是平時互動的過程中就會逐步培養感情，而不是有事才去找人家，互動的機會絕對不僅限於公事，茶水間、公司各種活動，有時可能只是跟同事分享租屋密技，同事就會對你留下印象。我自己過去的經驗發現這些點點滴滴的累積真的後來都對我的工作起到很大的幫助，尤其是我有困難的時候，大家都比較願意幫我，我覺得這個跟銀行的信用評等機制很像，如果你都完全沒有消費紀錄，這樣銀行會很難判斷可以給你多高的額度，這時自然就只能給你最低評等。
解法3-了解公司組織結構與部門分工
這個真的非常重要，除了幫助你判斷要找哪些人幫忙外，當我說出我和對方部門的關係，以及我們之間如何相互影響時，我發現對方會比較願意幫助我，因為我們之前有共同連結，我覺得這個跟Networking很類似，先找出共同點拉近距離，像是我們都是台中人耶! 我們的都認識誰誰誰耶! 這樣要建立關係就會輕鬆很多。
解法4-讓大家知道數據的好，進而了解品質的重要性
這是我覺得自己在工作中做得頗有成果的部分，教工程師哥哥姊姊們用樞紐分析表，了解公司的數據維度與應用，之前他們的看的數字常常是產品規格上面電流電壓這種數字，但數據分析人人有責XD 後來他們用上癮之後就開始想要把產品屬性對應產品銷售數字作更深入的分析，也會找我討論這方面的問題
解法5-?
我還在找解方…工作了幾年發現最難撼動的是別人的價值觀，每個人、每間公司重視的事情都大不相同。
結論
數位轉型在財務部還有很長的一段路要走，我自己也還在摸索與學習，雖然有時對於主管對技術不了解，而只能靠自己摸索感到氣餒，但也因如此，我在這方面的工作的自由度相對很高(可能老闆覺得自己許的願可以成真，感覺賺到了)，可以發揮想像力去做一些嘗試。
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