RPA現況與使用者的體驗落差

RPA應該是最近企業流程改善上很熱門的一個應用,號稱是可以當大家的工作小幫手,把很重複討人厭的動作自動做完,節省工時,讓人力可以釋放來作更有意義的事(廣告文宣如下,真的是社畜們的心聲XD),但在企業導入的過程中,我自己的經驗以及朋友圈倒是看到滿多搞笑事情的,我想這也是目前RPA需要再進化與突破的地方。我自己的經驗是使用微軟的RPA Solution,如果下面敘述跟你的經驗不同,就把我的經驗當參考囉!

搞笑事件

IT人員寫RPA

RPA原本用意是要讓非IT人員可以自己做出簡單的應用,幫自己節省工作時間,雖然教育訓練是舉辦了,IT也 很認真推廣,但財務人員很忙,沒時間上教育訓練,或是上了也沒學會,用了很多次還是不會,所以就請IT幫忙弄,但其實IT會寫程式,大部分用程式寫也可以達到相似的功能,這樣的RPA就失去原本導入的意義了。

做出來的RPA沒有在用

有的時候,為了讓公司高層感受到RPA買來真的有用,各部門會努力做出幾個RPA,錄好RPA執行時,步驟自動看起來非常療癒的影片,但有時因為實際操作步驟非常複雜,有很多狀況需要人為判斷,因此IT或使用者不太可能一直修改RPA以因應狀況,久而久之,RPA就沒什麼在用,還是用老方法在做事。

沒省多少工時

很多人覺得有RPA這個小機器人工作就可以輕鬆不少,但實際用下去省的時間好像沒有預期的多,因而感到失望。大部分的原因是有些步驟很難自動化,如果自動化的範圍沒有大到一個程度,那並不一定有幫助。另外,有的時候為了讓RPA好工作,還要先把資料整理成特定的樣式,其實是多了另一道工序。

導入顧問走了以後就沒繼續開發新的RPA

這個問題跟IT人員寫RPA有點相似,就是原本被設定是之後的RPA開發者並沒有把這個技能承接起來,公司一般都會想說請顧問就是讓員工可以邊導入邊學習,但實際員工都會想有顧問就是要幫我們把不會的東西弄好,這樣我工作就可以更輕鬆,這樣的心態導致顧問費是一次性費用,並沒有產生太多的除了開發RPA外延伸的效益。

問題的本質

為什麼實際情況會跟大家想的差那麼多呢? 到底RPA好不好用呢? 我自己上完教育訓練後,看到的狀況是RPA這個軟體還在努力從電腦思考方式(程式本體)往人類思考方式前進,目前還在半路上,所以如果沒有學過程式的人,遇到比較複雜的狀況時,會沒有辦法很直觀的做出想要的RPA,但我認為軟體商為了賺大家的錢,會努力做出更直觀的RPA開發軟體。

電腦的運作 vs 一般人腦的運作

程式的基本概念: 變數(Variable)、函式(Function)、判斷(If)、迴圈(Loop)

所以從RPA的步驟(或是功能選單)來看,他把大家操作電腦常用的功能都放在選單裡了(如下),像是開關檔案、抓取網頁資料、寄信…等,這些對應都程式就是函式(Function),而透過將這些步驟串接,並利用設定變數(Variable)、判斷(If)、迴圈(Loop),就可以做出一支RPA了,但我覺得從清單中把想要的功能拉出來很簡單,但要利用設定變數(Variable)、判斷(If)、迴圈(Loop),就不太容易了,因為要把人很簡單的動作逐步拆解,變成電腦可執行的步驟,很考驗大家的邏輯能力的。

Power Automate功能選單
RPA步驟

我想這部分每個人感受差異會很大,就像喜歡玩積木的人會覺得利用各種不同形狀的積木變出各種東西很有趣,但有些人就覺得很煩,為什麼不能一步就做到我想要的樣子。我覺得程式有趣的地方就是他的核心概念就只有幾個,但可以千變萬化,跟學英文很不一樣,因此我是躍躍欲試,非常興奮。

不管是人還是程式都要應付變化的世界

老闆會改變心意,軟體和網頁也會改變的(俗稱更新XD),所以如果路徑、API、資料格式有變,RPA可能就要連帶修改,不然RPA執行會卡住。以前我曾寫過一個Python抓Yahoo Finace資料的小程式,裡面是用到github上面的一個套件,但是非常常有問題,去看問題反應大家也是一片哀嚎,因為一旦Yahoo Finace修改網頁,Python的套件就很容易抓不到資料。另外,如果有上傳資料經驗的人應該會遇過上傳資料的時候被系統說資料格式不合,結果就一直卡在資料上傳這個步驟…

結論

到底人能不能享受科技進步的美好呢? 我想前提是對科技知識有足夠的了解程度,不然真的會有很多搞笑的事情發生,希望等我功力提升後可以寫一篇文章來談談如何避免本文提到的搞笑事件。希望自己真的可以學好RPA,讓我自己可以少加點班,有多一點的時間寫出品質更好的文章。

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